ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ

                                                                                               Revizyon tarihi: 30 Mayıs 2019 Amaç

ASPİLSAN Enerji A.Ş. çalışanlarının kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.

Şirketimiz çalışanı olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,

  • Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
  • Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
  • Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini ve KVK Kanunu’ nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini bildiririz.

2. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü

Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’ nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik oması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.

Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, çalışanlara ait kişisel veriler özellikle şunlardır:

 

Kişisel Verinin İçeriği

Kimlik Verisi

Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, vergi kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı sureti ve pasaport gibi belgeler ile imza/paraf bilgisi.

İletişim Verisi

Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili numarası ve kurumsal e-posta adresi dahil).

Finansal Veri

Finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap numarası, IBAN numarası, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası ve hayat sigortası tutarı.

Özel nitelikli kişisel veriler

  • Biyometrik veri,
  • Sağlık raporu, kan grubu,
  • Sendika bilgileri, üye olunan dernek/kulüpler,
  • İşe giriş/periyodik muayene formu kapsamında Konjenital/kronik hastalık, bağışıklama tetanos/hepatit vb. hastalık, tıbbi anamnez bilgileri, fiziki muayene sonuçları, laboratuvar bulguları,
  • Ehliyet üzerinde kullandığı cihaz ve protezler (ehliyet fotokopisi)
  • Adli sicil kaydı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri,
  • Engellilik , malüllük ve sakatlık durumu,
  • Nüfus cüzdanı üzerinde kan grubu ve din hanesi karşılığı,
  • Irk ve etnik kökeni.

Hukuki İşlem Verisi

Hukuk alacak ve hakların tespiti, takibi ve borçların ifası ile kanuni yükümlülükler ve Şirketimiz politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler ile icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri (Mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan bilgiler).

İşlem Güvenliği Verisi

Ticari faaliyetleri yürürlükten teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler (İlgili kişiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren bilgiler) (Kullanıcı adı, parola ve sicil bilgileri)

Lokasyon Verisi

Yerleşim yeri, ev adresi, şehir, birim, çalıştığı servis iline ilişkin bilgiler.

Mesleki Deneyim Verisi

İlgili kişinin atanma ve görevlendirme işlemlerinin yapılması için gerekli tarih, birim, şube ve bölge müdürlüğü bilgileri, terfi sürecine ilişkin bilgileri, çalışılan iştirak adı, görevlendirme süresi, uzmanlık veriliş tarihi, uzmanlık sınıfı, fiili ünvanı, görevi, işe başlama tarihi ve çalışma süresi

Özlük Verisi

Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edlmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri (Özlük dosyasına giren kimlik bilgileri, iş başvurusu formu, vesikalık fotoğraf, eğitim bilgileri, mezuniyet bilgileri, diploma örneği, mesleği, daha önce çalıştığı yer, özgeçmiş bilgisi, bireysel emeklilik bilgileri).

Fiziksel Mekan Güvenlik Verisi

Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan bilgiler.

Çalışan İşlem Verisi

Çalışanın işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel verileri (iş seyahatleri, şehir içi ve şehirler arası ulaşım dahil harcırah ve masraf, gidilen ülke, araç kullanım bilgisi, ve çalışanla bir şekilde ilişkilendirilen ve diğer kategorilere girmeyen bilgiler).

Ses ve Kamera Kaydı Verisi

Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamına giren kayıtlar hariç), ses kayıtları (örneğin telefon konuşması ses kaydı).

Personel Performans ve Kariyer Gelişim Verisi

Çalışanların performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (performans değerlendirme raporları, kariyer gelişimine yönelik eğilimler).

Diğer Veriler

İşten ayrılma nedeni, çalışılan şube ve birim bilgisi, devamsızlık süresi ve nedeni, disiplin sürecine ilişkin bilgiler, çocuk sayısı, emekli sandığı üyelik bilgisi, emekli sandığı sicil numarası, emekli sandığı giriş tarihi, evlenme tarihi, İŞKUR üyelik bilgisi, izin bilgileri, kıdem tazminatı, yıllık izin bilgileri, SGK sicil numarası, sendika, yemek kartı bilgileri, terör mağduru bilgisi yakın vefat bilgileri, raporlu gün sayısı.

 

Kişisel verileriniz gerek iş akdinin kurulmasından önce gerekse iş akdinin kurulmasından sonra ve devam boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz ve üçüncü kişilerden el de edilen her türlü bilgi, belge ve doküman insan kaynakları uygulamaları üzerinden tarafınızca girişi yapılan bilgiler bilgi işlem sitemindeki bilgileriniz, Şirkete ait tüm lokasyonlarda tutulan kamera kayıtları ile Şirket tarafından kullanımınıza bırakılan her türlü sabit ve mobil telefon kayıtları, Şirket tarafından kullanımınıza sunulan masaüstü bilgisayar, taşınabilir bilgisayar, tablet gibi tüm araçlar üzerindeki dosya ve kayıtlarınız ile Şirket uzantılı mail adresiniz ve kurumsal yazışma sistemlerinde yer alan tüm yazışma ve paylaşımlarınız aracılığı ile toplanmaktadır.

3. Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla işlenebilir.

Kişisel Verileriniz, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, İcra ve İflas Kanunu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Türk Borçlar Kanunu ve yukarıda sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlari, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla özellikle;

  • Çalışan özlük dosyası süreçlerinin yürütülmesi,
  • Şirket içi eğitim süreçlerinin gerçekleştirilmesi,
  • Çalışanların icra takibi süreçlerinin yürütülmesi,
  • İş sağlığı ve güvenliği kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Hukuki süreçlerin yürütülmesi,
  • SGK ve İŞKUR bildirimlerinin yapılması,
  • Zorunlu bireysel emeklilik sistemi sürecinin yürütülmesi.

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla özellikle;

  • İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi
  • Çalışanların işe giriş-çıkışlarının takip edilmesi,
  • Çalışan maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesi
  • Çalışanların sağlık harcamaları süreçlerinin yürütülmesi,
  • Çalışan performans değerlendirmelerinin yapılması,
  • Etkinlik, yurtdışı seyahatleri, konaklama ve ulaşım faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Eğitim taleplerinin alınması,
  • Çalışanlara sistemler üzerinde tanımlama ve yetkilendirme yapılması,
  • İsimlik talebinin alınması,
  • Kartvizit basım süreçlerinin yürütülmesi,
  • Çalışan disiplin süreçlerinin yürütülmesi,
  • Yemek kartı sağlanması.

Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla özellikle;

  • Şirket güvenliğinin sağlanması amacıyla parmak izinin sisteme kaydedilmesi,
  • Giriş çıkış yetkilerinin ilgili çalışanın kartına tanımlanması,
  • İçsel bilgilere erişim yetkisi olan çalışanların bildirilmesi,
  • Sisteme giriş şifresi tanımlanması,
  • Kargo süreçlerinin takip edilmesi,
  • Çalışan prim süreçlerinin yürütülmesi,
  • Çalışan yakını tanımlama sürecinin yürütülmesi,
  • Terfi süreçlerinin yürütülmesi,
  • Eğitim taleplerinin eğerlendirilmesi,
  • Takım hedeflerinin takip edilmesi ve belirlenmesi,
  • Çalışanlara servis hizmeti sağlanması.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

4. Çalışan Kişisel Verilerinin 3. Kişilere Aktarılması

            4.1. Kişisel Verilerinizin Yurt İçindeki 3. Kişilere Aktarılması;

Kişisel Verileriniz, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, İcra ve İflas Kanunu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Türk Borçlar Kanunu ve yukarıda sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; Gelir İdaresi Başkanlığı’ na, Sosyal Güvenlik Kurumu’ na, İŞKUR’ a, yetkili yargı mercilerine, Maliye Bakanlığı’ na, ilgili bakanlıklara ve Şirketimizin ilgiki tedarikçileri ve iş ortaklarına aktarılabilmektedir.

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuat, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla özellikle;

  • Uyum görevlisi bildirimlerinin yapılması,
  • Asgari geçim indirimi süreçlerinin yürütülmesi,
  • İçsel bilgilere erişim yetkisi olan çalışanların bildirilmesi,
  • İŞKUR istihdam bildirim sürecinin yürütülmesi,
  • Mahkemelerin talep etmesi halinde soruşturma raporunun paylaşılması amacıyla ilgili kamu kurumlarına aktarılabilmektedir.

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla özellikle;

  • Etkinlik, yurtdışı seyahatleri, konaklama ve ulaşım faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • İsimlik hazırlanması,
  • Kartvizit basımlarının yapılması,
  • Otel rezervasyonlarının gerçekleştirilmesi,
  • Yemek kartı basılması,
  • Servis güzergahlarının oluşturulması amacıyla işlenmekte olan konaklama ulaşım firmalarına, sigorta şirketlerine, kamu kurum ve kuruluşlarına, basım firmasına, ilgili tedarikçilere ve iş ortaklarına aktarılabilmektedir.

 

Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, Şirketimiz politikalarına uygulanması amacıyla özellikle;

  • Bilgi işlem çalışanlarının bilgilerinin ilgili kamu kurumlarına aktarılması,
  • Servis güzergâhlarının oluşturulması, yemek kartı basılması, kartvizit basımlarının yapılması, isimlik hazırlanması amacıyla ilgili tedarikçilerimize aktarılabilmektedir.

4.2. Kişisel Verilerinizin Yurt Dışındaki 3. Kişilere aktarılması

Kişisel verileriniz, ticari faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.

5. Çalışanın Sahip Olduğu Haklar

KVK Kanunu’ nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:

  • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
  • Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Çalışan Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’ nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır.

 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

Kişisel verilerin işlenmesi aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında gerçekleştirilecek aydınlatma yükümlülüğü sırasında uyulacak usul ve esasları belirleyen “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” kapsamında hazırlanmıştır.

Şirketimiz, 6698 Sayılı Kanun’da tanımlandığı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatını haizdir. Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine özen göstermekteyiz. Kişisel verileriniz aşağıdaki kapsamda işlenmektedir.

Veri Sorumlusu ve Temsilcisi

Şirketimiz 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusudur”.

Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği:

Kişisel verileriniz şirketimiz tarafından sağlanan ürünler, hizmetler, ticari faaliyetler, insan kaynakları faaliyetleri ve tesis /bina/saha güvenlik önlemleri kapsamında toplanıp saklanmaktadır. Güvenlik amacıyla bina girişlerinde ziyaretçi kaydı alınıp açık ve kapalı alanlar güvenlik kamarası ile izlenmektedir.

Toplanan bütünün kişisel veriler hukuki ve ticari gereklerden dolayı şirketimiz veri envanterinde belirlenen süreler doğrultusunda işlenmeye devam etmektedir.Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:

Kişisel Verileriniz, ilgili mevzuat kapsamında işveren olarak; dolaylı/doğrudan yurtiçi ve yurtdışı iştiraklerimiz ya da bağlı ortaklıklarımız, şirketimizce hizmet/destek/danışmanlık alınan ya da işbirliği yapılan ya da proje/program/finansman ortağı olunan yurtiçi/yurtdışı/uluslararası, kamu/özel kurum ve kuruluşlar, şirketler ve sair 3. kişi ya da kuruluşlara aktarılabilecektir.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi:

Kişisel verileriniz sözlü, yazılı ve elektronik ortamlarda otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanıp saklanmaktadır.

Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları:

Şirketimize müracaat ederek 6698 Sayılı Kanun’un 11. Maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip islenmediğini, şayet islenmişse, buna ilişkin bilgileri, islenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını ve söz konusu verilerin aktarıldığı yurt içinde veya yurt dışındaki 3. kişileri öğrenme, kişisel verileriniz eksik ya da yanlış̧ islenmişse bunların düzeltilmesini, kişisel verilerinizin Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini ve bu kapsamda şirketimizce yapılan işlemlerin bilgilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme, kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması halinde buna itiraz etme ve kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahip bulunmaktasınız.

6698 Sayılı Kanun’da yer aldığı şekli ile burada belirtilen haklarınızı 07.10.2016 tarihinden itibaren kullanmanız mümkün olacaktır. Ancak taleplerinizin yerine getirilmesi için şirketimizce yapılacak masrafları 6698 Sayılı Kanun’un “Veri Sorumlusuna Başvuru” başlıklı 13. maddesinde belirtilen esaslar uyarınca tarafınızdan talep etme hakkımız saklıdır.

ÜST

ASPİLSAN ÖZEL BÖLÜMÜ